تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض

اهداف البرنامج التدريبي

• التعرف على المفاهيم الأساسية عن المؤتمرات والمعارض (تعريفها، أنواعها، أهميتها).
• التعرف على المفاهيم الأساسية ذات العلاقة بعلم وفن تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات .
• التعرف على أهمية صناعة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .
• التعرف على أنواع الفعاليات والمؤتمرات والمناسبات .
• التعرف على الأساليب العلمية والعملية الحديثة فى تخطيط وتنظيم وإدارة أعمال الفعاليات المختلفة.
• تدريب المشاركين على مهارات التخطيط والإعداد الفعال للمؤتمرات والمعارض (قبل – أثناء – بعد) الإنعقاد.
• التعرف على كيفية التخطيط ووضع أهداف المؤتمرات والفعاليات للمؤتمرات الناجحة
• التعرف على التطبيقات العملية الناجحة والأساليب الإبداعية في مجال إدارة الفعاليات.
• التعرف على آليات تشكيل اللجان وفرق العمل للفعاليات والمؤتمرات وتوزيع الأدوار والمهام وتفويض الصلاحيات .
• التعرف على خطوات العمل في إدارة الفعاليات والمؤتمرات وأدوات تقييم ومتابعة الأفراد العاملين فيها .
• التعرف على طرق تحديد ميزانية المؤتمر أو الفعالية .
• التعرف على استخدامات وسائل الاتصال والتكنولوجيا الحديثة في تنظيم الفعاليات والمؤتمرات والمعارض.
• التعرف على أساليب التخطيط الاستراتيجي في مجال العلاقات العامة (البروتوكول، المراسيم، الاتيكيت).
• التعرف على مبادئ البروتوكول والإتيكيت في المؤتمرات (الإستقبال / التجليس / تقديم الهدايا ... إلخ)
• التعرف على آليات تطبيق قواعد وأسس المراسم والبروتوكول في المناسبات والاجتماعات والمآدب وأساليب استقبال الضيوف الرسميين والوفود الزائرة.
• التعرف على فنون التعامل مع الجمهور في الفعاليات والمؤتمرات .
• التعرف على فنون التعامل مع وسائل الإعلام في الفعاليات والمؤتمرات .
• عرض التجارب المحلية والعالمية في مجال تنظيم المؤتمرات والمعارض.

من ينبغي عليه الحضور؟ 

 مدراء العلاقات العامة / مدراء العلاقات الدولية / مدراء الإتصالات / مدراء المراكز الإعلامية / مدراء الدراسات والبحوث / أخصائي ومشرفي ومأموري العلاقات العامة / مسؤولي استقبال الشخصيات والضيوف / العاملون في مجال العلاقات العامة والإعلام 

خطة البرنامج التدريبي 

الوحدة الأولى : مدخل لعلم وفن تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض

·       مفهوم الحدث (الفعالية أو المناسبة)  .

·       أنواع الفعاليات والمناسبات .

·       نبذة تاريخية عن نشأة وتطور علم وفن تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات .

·       لقواعد الأساسية لعقد الفعاليات .

·       معوقات تنظيم الفعاليات .

·       إدارة الفعاليات (قبل – اثناء – بعد انعقاد الفعالية).

الوحدة الثانية : فن إدارة وتنظيم المؤتمرات

·       مفهوم وأهمية وانواع المؤتمرات .

·       التخطيط والإعداد للمؤتمرات .

·       إجراءات تنفيذ المؤتمر وتقييمه .

·       الإجراءات التي تتخذ قبل عقد – اثناء – بعد عقد المؤتمر .

·       كيف تعد مؤتمراً ناجحاً ؟

·       هل تنظيم المؤتمرات والمناسبات ضمن أعمال ومسؤوليات إدارة العلاقات العامة فقط؟ .

·       أساليب إعداد المطبوعات وأوراق العمل للمؤتمرات .

·       تنظيم جلسات وفعاليات المؤتمرات .

·       تطبيقات البروتوكول المحلي والعالمي في المؤتمرات .

·       فن التعامل مع المرافقة وإعداد برنامج للمرافقين .

·       فن التعامل مع وسائل الإعلام قبل وأثناء وبعد المؤتمر .

·       طرق متابعة فعاليات المؤتمر .

·       التعامل مع طوارئ المشاكل التنظيمية في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

·       كيفية تصميم البرامج الاجتماعية المصاحبة للمعارض والمؤتمرات والفعاليات .

·       فن مراعاة ذو الاحتياجات الخاصة في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

·       إعداد التقارير والمذكرات لأعمال المؤتمر .

·       تقييم أداء إدارة المؤتمرات الناجحة .

·       أمثلة عملية على مؤتمرات محلية وعالمية.

الوحدة الثالثة : فن إدارة وتنظيم المعارض 

·       مفهوم المعرض .

·       تاريخ ونشأة المعارض .

·       أنواع واهمية المعارض .

·       المعارض مسئولية :

ü       إدارة التسويق .

ü       إدارة العلاقات العامة .

ü       إدارة تنظيم المعارض .

·       دور أخصائي المعارض :

ü       توصيف الوظيفة .

ü       الواجبات .

ü       المسؤوليات .

ü       المهارات .

·       أهداف المشاركة في المعارض .

·       تنظيم المشاركة في المعارض .

·       معايير إقامة جناح المعرض .

·       أساسيات تصميم المعرض :

ü       الإضاءة وأنواعها .

ü       الأرضيات .

ü       الأسقف .

ü       اللون .

·       وسائل الجذب للمعارض .

·       كتابة التقارير عن المعرض .

·       تقييم المعرض .

الوحدة الرابعة : التخطيط لإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض

·       الخطة السنوية لتنظيم المناسبات .

·       المخططات الإدارية لتنظيم المعارض والمؤتمرات والفعاليات .

·       إختيار مجالات تنظيم المؤتمرات والمعارض والفعاليات .

·       الخطوات المعلوماتية والهيكلية واللوجستية الخاصة بتنظيم حدث أو مناسبة ما.

·       شروط التنظيم الناجح.

·       كيفية إختيار الزمن والمكان المناسب للحدث .

·       إعداد البرامج والفعاليات المصاحبة للمعارض والمؤتمرات .

·       أدوات الإبداع والابتكار في أنشطة المؤتمرات والاحتفالات .

·       الدراسة المالية والتسويقية للمعارض والمؤتمرات والفعاليات .

·       التجهيزات اللوجستية للمعارض والمؤتمرات والفعاليات .

·       تحديد كمية ونوعية الإمدادات الغذائية المناسبة وأسلوب تقديمها .

·       تنظيم الفعاليات والمؤتمرات والمعارض :

ü       التحضير للفعالية أو المؤتمر أو المعرض .

ü       الترويج والتسويق للفعالية أو المؤتمر أو المعرض .

ü       استئجار مكان الفعالية أو المؤتمر أو المعرض .

ü       تنظيم وإدارة الفعالية أو المؤتمر أو المعرض .

·       خطوات التنفيذ العملي للفعالية أو المؤتمر أو المعرض .  

·       إدارة النواحي المالية للفعالية أو المؤتمر أو المعرض :

ü       تحضير  ميزانية الفعالية أو المؤتمر أو المعرض .

ü       التحكم بالنفقات وفقا للميزانية .

ü       تحديد رسوم التسجيل .

·        متابعة وتقييم نشاطات المؤتمر أو الفعالية أو المعرض .

ü       مراقبة نشاطات المؤتمر أو الفعالية أو المعرض .

ü       التعامل مع مشاكل التنفيذ .

ü       تحضير التقرير النهائي .

·       تقييم الحدث والأعمال والأنشطة .

·       تقييم عملية التخطيط والتنظيم (بعد الحدث).

·       أخطاء شائعة في تنظيم المعارض والمؤتمرات والفعاليات .

الوحدة الخامسة : إدارة فرق العمل في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض

·       مفهوم فريق العمل .

·       تشكيل فريق إدارة الحدث .

·       تحديد الموارد البشرية لادارة الفعالية أو المؤتمر او المعرض .

·       تشكيل اللجان المنظمة للفعاليات ومهامها.

·       مهام ودور اللجنة المنظمة.

·       تشكيل اللجان المتخصصة في الفعالية أو المؤتمر أو المعرض .

·       مهام وأدوار اللجان (العلاقات العامة، اللجنة التحضيرية، اللجنة الإعلامية).

·       إدارة القوى العاملة في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

·       إدارة الموظفين والعاملين المساعدين المختصين .

·       إدارة المتطوعين وفن توظيف طاقاتهم والتعامل مع أنماطهم .

·       آليات تدريب وتحفيز الفرق التي تتولى إدارة الفعالية أو المؤتمر أو المعرض .

الوحدة السادسة : إدارة العلاقات العامة في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض

·       التواصل الفعّال مع وسائل الإعلام لتغطية الحدث أو المناسبة.

·       إعداد محتويات المطبوعات المصحابة للفعاليات والمؤتمرات والمعارض ومواصفاتها الفنية .

·       آليات الترويج والدعاية للفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

·       الخطوات المطلوبة لترويج وتسويق الفعالية أو المؤتمر أو المعرض .

·       آليات وضع خطة لترويج الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

·       تنظيم وتجهيز مواقع الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

·       فن توجيه الدعوات للمشاركين في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

·       وسائل الاتصال ومهارات العلاقة العامة في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

·       فن التعامل مع وسائل الإعلام ودورها في إنجاح الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

·       إستقبال الوفود المشاركة وإجراءات الوصول والتسكين والمغادرة .

·       تنظيم وإدارة المراسم والاحتفالات :

ü       التعريف بالمراسم والاحتفالات وأنواعها.

ü       تنظيم وترتيب قاعات الاحتفالات.

ü       تنظيم إرسال الدعوات .

ü       ترتيب الاستقبالات والمراسم. 

·       مهارات التعامل والاتصالات وإدارة وتخطيط الوقت .

·       إدارة امن الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

·       المهام المختلفة لادارة العلاقات العامة في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض :

ü       الإتفاق مع الناقل الرسمي (خطوط الطيران)  .

ü       اتمام  إجراءت حجوزات الفنادق .

ü       تنظيم عملية التسجيل للمؤتمر أو المعرض أو الفعالية .

ü       إعداد البرنامج العلمي واختيار المتحدثين .

ü       التخطيط للتغطية الاعلامية أثناء الفعالية أو المؤتمر أو المعرض .

ü       متابعة إدارة الفعالية أو المؤتمر أو الندوة .

ü       إدارة النشاطات الاجتماعية المختلفة أثناء الفعالية أو المؤتمر أو المعرض .

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

DISCOVERY TOOLS خبراء التدريب فى تركيا 

Conference Organization _ Consulting Agency _ Training Center 

Discoverytools.tr@gmail.com